Business Knigge: Do`s and Don'ts im Berufsleben

Das richtige Benehmen im Berufsleben ist ein wichtiger Faktor für die Zusammenarbeit mit den Kollegen und die berufliche Karriereleiter. Gewisse Verhaltensweisen, die im privaten Kontext völlig akzeptabel sind, können auf der Arbeit zu unangenehmen Stolpersteinen werden. Mit einem souveränen Auftreten qualifiziert ihr euch mit großer Wahrscheinlichkeit für Führungspositionen.

Dabei steht diese Eigenschaft sogar vor den fachlichen Qualifikationen. Denn wer ein Unternehmen überzeugend repräsentieren kann, macht sich nicht nur bei den Mitarbeitern beliebt, sondern eignet sich bestens für leitende Stellen. Wer mit kritischen Situationen gekonnt umgehen kann, hinterlässt einen professionellen Eindruck. Wir haben einen Business Knigge zusammengestellt und zeigen euch, was vollkommen in Ordnung ist und was zu den absoluten Don´ts im Berufsleben zählt.

Die Begriffe „Benehmen“ und „Etikette“ wurden geprägt durch Adolph Freiherr von Knigge. In seinem Werk „Über den Umgang mit Menschen“ stellt er die Aufklärung in den Vordergrund. Zu seinen Lebzeiten waren viele Bürger mit dem Problem konfrontiert, die Umgangsformen am Hof der Fürstentümer nicht richtig zu kennen und so Opfer von Ausbeutung zu werden. Vor diesem Hintergrund strebte Knigge einen Verhaltenskodex an, der die Bürger befähigen sollte, sich passend in die Gesellschaft einzubringen.

Eine konfliktfreie  und zivilisierte Gemeinschaft hängt von der Einschätzung einer Situation und der Kenntnis und dem Respekt des Gegenübers ab. Die eigene Würde sollte genauso anerkannt werden wie Respekt und Höflichkeit vor anderen Personen. Knigge impliziert diese Knigge-Regeln mit den aus seinem Buch stammenden Worten: "Handle selbständig! Verleugne nicht Deine Grundsätze, Deinen Stand, Deine Geburt, Deine Erziehung; so werden Hohe und Niedere Dir ihre Achtung nicht versagen können". Das Werk ist zwar schon vor 230 Jahren entstanden, ist jedoch heute genauso aktuell wie zu Knigges Lebzeiten und sollte nicht nur als reine Anstandsbibel abgestempelt werden.

 

• Das eigene Umfeld bietet Orientierung für Umgang und Regeln mit den Kollegen. Nur wenn die Regeln bekannt sind, können Verhaltensweisen und Reaktionen von Mitmenschen eingeschätzt werden. Das vorhandene Regelspektrum bietet einen Entscheidungsspielraum, in dem sich die Regeln ein wenig modifizieren lassen.
• Eine richtige Selbstwahrnehmung macht Stolperfallen des eigenen Verhaltens bewusst. Eine bewusste Beachtung dieser Eigenheiten erleichtert den Umgang mit Kollegen, ohne sich verbiegen zu müssen
• Ein bewusster Regelbruch bedarf einer Erklärung. Diese Erläuterung zeigt den Mitmenschen, dass der Regelbruch nicht aus mangelndem Respekt  oder Gedankenlosigkeit geschehen ist. Das macht diesen zusätzlich nachvollziehbar und beugt kritischen Kommentaren vor.

Bildvorschlag: eine der aufgelisteten Szenen darstellen (beispielsweise Vorschlag Outfit, Benehmen bei Geschäftstermin)

Auch in der heutigen Zeit sind wir ähnlich wie die Bürger der Fürstentümer des 18. Jahrhunderts auf der Suche nach Orientierung in unbekannten und undurchschaubaren Situationen. Diese These ist auch im Job relevant. Im alltäglichen Berufsleben seid ihr immer wieder mit Situationen konfrontiert, die ihr nicht genau einschätzen könnt. Wie kommuniziere ich mit Kunden oder was muss ich bei Geschäftsessen beachten? Einige grundsätzliche Regeln helfen euch dabei, einen geeigneten Business Knigge aufzubauen:

• Haltet die nötige Distanzzone ein. Viele Menschen befällt ein unangenehmes Gefühl bei zu großer Nähe zu unbekannten Personen. Von daher sollte im Beruf eine ausreichende Distanz eingehalten und Körperkontakt vermieden werden. Der räumliche Abstand signalisiert Respekt vor der Intimsphäre der Gesprächsperson. Diese sogenannte soziale Distanz liegt in Mitteleuropa zwischen 1,20m und 3,60m. Auch wenn ihr bei privaten Gesprächen die Nähe zu eurem Gegenüber sucht, solltet ihr im Berufsleben davon Abstand nehmen.

 

• Keine Kritik vor versammelter Mannschaft: Grundsatzdiskussionen zu Verhaltenseigenschaften und Zweifel an vergangenen Entscheidungen haben nichts vor unbeteiligten Mitarbeitern oder Kollegen zu suchen. Auch wenn es generell schwer fällt, Kritik zu seinen Schwächen und Fehlern zu ertragen, so sollte bedacht an die Situation herangegangen werden. Kreidet keine anderen Kollegen an und vermeidet absolute Wörter wie „immer“ und „niemals“, sondern beschreibt konkrete Situationen und verhaltet euch dabei objektiv.

 

• Höflichkeit ist das A und O: Vor allem in stressigen Situationen fällt es besonders schwer, Wut und Aggression nicht an Anderen auszulassen. Doch selbst in herausfordernden Situationen solltet ihr die nötige Ruhe bewahren und euren Gegenüber zu Wort kommen lassen. Ein wütendes Gesicht und lautstarke, ausfallende Worte sprechen nicht für ein souveränes Auftreten.

 

• Seid mit dem Duzen nicht zu vorschnell: Es gebührt der ranghöheren Personen, das „Du“ anzubieten. Bietet euer Chef es euch bei der Weihnachtsfeier nach einem alkoholreichen Abend an, bleibt nur dabei, wenn er sich am nächsten Tag auch noch daran erinnert. Ein Tipp: In einigen Branchen ist es üblich, sowohl Kollegen als auch Geschäftspartner von vornherein zu duzen. Orientiert euch in den ersten Arbeitstagen an den anderen Mitarbeitern.

 

• Die Reihenfolge bei der Begrüßung ist entscheidend: Die Begrüßung der ranghöchsten Person geht dabei sogar der Regel voraus, Damen zuerst zu begrüßen. Danach gilt die gewohnte Reihenfolge nach Alter und Geschlecht: ältere vor jüngeren Personen und Damen vor Herren. Außerdem solltet ihr veraltete Gepflogenheiten wie einen Handkuss oder affektierte Floskeln wie „angenehm“ vermeiden. Grüßen sollte zudem immer zuerst die Person, die das Gegenüber zuerst sieht. Das gilt besonders beim Umgang mit Kollegen.

 

• E-Mails als Höflichkeitsfalle: Eine E-Mail verlangt nicht dieselben Formalien wie ein Brief. Doch auch  hier werden Höflichkeitsformen geschätzt. Konkret: Eine E-Mail, die nicht mit der Anrede „Sehr geehrte/r“ beginnt, neigt schnell dazu, ins Formlose abzudriften. Schwenkt daher nicht vorschnell auf „Hallo“ um. Abkürzungen sind ein absolutes Don´t. Auch bei kurzen E-Mails sollte die Zeit genommen werden, Wörter auszuschreiben. Sprecht Geschäftspartner in E-Mails immer so an, wie ihr es auch im realen Leben tun würdet. Tipp: Beim internen E-Mail-Verkehr mit Kollegen kann die Kommunikation formloser aufgebaut werden.

 

• Der wertgeschätzte Empfang von Gästen: Kunden und potentielle Geschäftspartner solltet ihr an der Tür empfangen und zu dem Ort des Meetings führen. Herumirrende oder wartende Gäste werden in ihrer Geduld auf die Probe gestellt, was sich negativ auf den Verlauf des Gesprächs auswirken kann. Auch nach dem Gespräch gilt: Begleitet den Kunden zur Tür!

• Haltet ausgemachte Zeiten ein: Es gilt als äußerst unhöflich, andere Personen warten zu lassen. Seid von daher immer bereits ein paar Minuten vor dem Termin am Ort der Besprechung. Das betrifft nicht nur Kundentermine, sondern auch interne Meetings mit Kollegen. Das sorgt für die nötige Ruhe und verschafft euch die Zeit, eure Gedanken zu sammeln und keine Unterlagen zu vergessen.

 

• Den akademischen Titel des Geschäftspartners respektieren: Personen mit einem akademischen Titel wollen diesen auch wertgeschätzt wissen. In Deutschland werden nur Träger eines Professoren-oder Doktortitels mit diesem angesprochen. Dabei gilt: Sprecht euer Gegenüber mit dem höchsten Titel an und lasst ihn nur weg, wenn es euch vom Gesprächspartner angeboten wird.

 

•  Bei Geschäftstermin nur dringende Anrufe annehmen: Das aktuelle Meeting muss im Vordergrund stehen, um dem Geschäftspartner die Wichtigkeit der Zusammenkunft zu demonstrieren. Ein ständig klingelndes Telefon stört den Gesprächsfortschritt und sorgt für eine störende Atmosphäre. Auch wichtig: Legt euer Smartphone bei Kundenmeetings nicht auf den Tisch, da ihr damit einen unhöflichen Eindruck erweckt.

 

• Kleidet euch angemessen: Die Kleiderordnung kann nicht verallgemeinert werden, da sie je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich ist. Klärt schon vor eurem ersten Arbeitstag ab, welche Regeln bei der Kleiderwahl beachtet werden sollten und was gar nicht geht. In traditionellen Berufen wie Banken und Rechtsanwaltskanzleien ist ein Anzug bzw. Blazer ein absolutes Muss. Beachtet:  In Agenturen beispielsweise kann die Kleidung im Alltag recht leger mit Wohlfühlfaktor gewählt werden und es bedarf nur bei Geschäftsterminen einer formelleren Kleidung. Bei geschäftlichen Meetings solltet ihr euch immer die Frage stellen, was euer Gegenüber trägt. Grundsätzlich ist ein gepflegtes Erscheinungsbild ein Zeichen des Respekts gegenüber dem Gesprächspartner.

 

• Der richtige Einsatz der Körpersprache prägt neben dem Outfit den ersten Eindruck eines Gegenübers. Dabei solltet ihr darauf achten, mit den Kollegen immer freundlich umzugehen. Die Arme zu verschränken, den Gesprächspartner abschätzig anzustarren oder sich desinteressiert zurückzulehnen, erweckt den Eindruck schlechter Manieren. Eine offene Körperhaltung, Blickkontakt und den Gegenüber ausreden zu lassen zeugt dagegen von Respekt und Souveränität.

• Passt mit Komplimenten auf: Jeder hört gerne Lob und schmeichelnde Worte und ist für Komplimente empfänglich. Doch das kann auch nach hinten losgehen. Achtung: Besonders männliche Personen sollten Komplimente über das Aussehen von Kolleginnen oder Gesprächspartnerinnen vermeiden. Konzentriert euch mit dem Lob auf Charakterzüge und Leistungen.

 

• Smalltalk ist locker und positiv: Legere Gesprächen dienen dem Kennenlernen und dem Pflegen einer Beziehungsbasis. Es werden Gemeinsamkeiten entdeckt und selten tiefgründige Themen angesprochen. Ein offenes Ohr demonstriert Interesse und offene Fragen zeugen von Aufmerksamkeit – das macht euch sympathisch. Bleibt daher locker, steht dem Gespräch positiv gegenüber und vermeidet kritische Themen. Politische oder religiöse Themen könnten zu Differenzen und hitzigen Debatten führen. Seid ihr selbst aber behaltet euch auch eure eigene Privatsphäre.

 

• Die Visitenkarte ist kein wertloser Gegenstand: Bei Geschäftsterminen werden zu Beginn oftmals Visitenkarten ausgetauscht. Diese ungesehen in die Hosentasche zu stecken, zeugt von Unhöflichkeit und Desinteresse. Nehmt euch die Zeit, das Kärtchen zu studieren und steckt es anschließend in eure Unterlagen. Wichtig: Vergesst nicht, eure eigene Visitenkarte auszuhändigen, um Professionalität und Interesse einer weiteren Zusammenarbeit zu signalisieren.

 

Wenn ihr diese Business Knigge-Regeln beachtet, habt ihr gute Voraussetzungen für ein effektives Zusammenarbeiten mit den Kollegen und gute Karrierechancen durch ein sicheres und stilvolles Auftreten im Beruf. Es gibt immer Personen, welche die Regeln des Business Knigge nicht kennen, ignorieren oder sich nicht damit beschäftigen wollen. Dennoch gilt die übergeordnete Regel, dass ihr immer aufgeschlossen und tolerant bleibt und dem Gegenüber Höflichkeit und Aufmerksamkeit entgegenbringt. Dadurch öffnet ihr euch für bestimmte Rituale und Eigenheiten des Arbeitsumfeldes.