Fehlkommunikation am Arbeitsplatz

Fehlkommunikation am Arbeitsplatz kann viele Gründe haben, und oft sind es die kleinen Dinge, die den größten Einfluss haben.

So entsteht Fehlkommunikation am Arbeitsplatz

Ein häufiger Auslöser ist die unklare Ausdrucksweise. Wenn Informationen vage oder missverständlich vermittelt werden, entsteht Raum für Interpretationen – und das führt schnell zu Missverständnissen. Ein Klassiker sind Anweisungen wie „Mach das mal schnell fertig“. Was genau „schnell“ bedeutet, bleibt oft unklar und führt zu unterschiedlichen Erwartungen. Auch Generationenunterschiede können zu Kommunikationsproblemen führen: Ältere bzw. erfahrenere Mitarbeiter:innen kommunizieren möglicherweise mit anderen Formulierungen und mit anderer Erwartungshaltung als jüngere.

Ein weiterer Grund ist das Fehlen von aktivem Zuhören. Es reicht nicht, wenn du einfach nur hinhörst; du musst wirklich zuhören. Das bedeutet, dass du dich voll und ganz auf die sprechende Person konzentrierst, Rückfragen stellst und das Gesagte paraphrasierst, um sicherzustellen, dass du es richtig verstanden hast. Ein kurzes „Wenn ich dich richtig verstanden habe, meinst du…“ kann Wunder wirken und viele Missverständnisse vermeiden. Gerade wenn du einen neuen Job anfängst ist es sehr wichtig, dass du dich von Beginn an auf die Art der Kommunikation einstellst.

Kulturelle Unterschiede spielen ebenfalls eine große Rolle. In multikulturellen Teams treffen verschiedene Kommunikationsstile aufeinander. Während in einigen Kulturen direkte Kommunikation bevorzugt wird, setzen andere auf indirekte und höfliche Formulierungen. Diese Unterschiede können leicht zu Fehlinterpretationen führen. Hier hilft es, sich mit den Kommunikationsstilen der Kolleg:innen vertraut zu machen und Sensibilität für kulturelle Nuancen zu entwickeln.

Auch die Wahl des Kommunikationskanals ist entscheidend. Manche Nachrichten eignen sich nicht für E-Mails oder Chat-Nachrichten, sondern sollten persönlich oder zumindest per Videoanruf besprochen werden. Schriftliche Kommunikation bietet zwar die Möglichkeit, alles genau nachzulesen, lässt aber viel Raum für Interpretation, insbesondere wenn der Tonfall fehlt. Ein „Können wir das vielleicht anders machen?“ kann schriftlich schnell als Kritik verstanden werden, obwohl es mündlich eher als Vorschlag gemeint war.

Ein unterschätzter Faktor ist der physische Arbeitsraum. Großraumbüros fördern zwar die Zusammenarbeit, können aber auch zu Ablenkungen und Lärm führen – Faktoren, die wiederum die Konzentration und damit die Kommunikationsqualität beeinträchtigen. Abhilfe schaffen hier ruhige Besprechungsräume oder die Möglichkeit, sich bei wichtigen Gesprächen zurückzuziehen.

Digitale Überlastung ist ein weiteres modernes Problem. Ständige Erreichbarkeit, eine Flut von E-Mails und Nachrichten können dazu führen, dass wichtige Informationen untergehen oder übersehen werden. Prioritäten setzen und klare Kommunikationsregeln im Team festlegen, hilft, dem Chaos Herr zu werden. Im schlimmsten Fall droht bei ständiger Erreichbarkeit sogar eine mentale Blockade, weil du dir ständig über alles mögliche Sorgen machst.

Emotionen sind ein nicht zu unterschätzender Faktor. Stress, Ärger oder Unsicherheit beeinflussen, wie Botschaften empfangen und gesendet werden. Ein gestresster Kollege könnte eine neutrale Information als Angriff werten oder eine Aufgabe als unüberwindbare Hürde sehen. Ein offenes und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Emotionen Platz haben und angesprochen werden können, kann hier vorbeugend wirken.

Und dann ist da noch die Sache mit den Annahmen. „Ich dachte, du wusstest das“ ist ein Satz, der schon viele Projekte hat scheitern lassen. Klarheit schaffst du, indem du nichts als selbstverständlich annimmst und lieber einmal mehr nachfragst, ob alle auf dem gleichen Stand sind.