Meeting und Präsentation mit Arbeitskollegen

Lasst uns die Meeting-Madness stoppen

Warum Meetings den Arbeitsflow killen

Meetings können, abhängig von Zweck und Ausführung, die Arbeit wesentlich verbessern oder stören. Wir zeigen dir die Folgen innefizienter Meetings!

Du kennst das Gefühl: Der Kalender platzt aus allen Nähten, und ein Meeting jagt das nächste. Gerade erst im Berufsleben angekommen stolperst du in die Welt der endlosen Besprechungen und fragst dich, wann du deine eigentliche Arbeit erledigen sollst? Überorganisation frustriert und raubt allen Beteiligten Zeit und Energie. Willkommen im Bann der Meeting-Madness! Hier erfährst du, warum gerade diese Meeting-Kultur so weit verbreitet ist und wie sie den Arbeitsflow nicht nur stört, sondern oft komplett zum Erliegen bringt. Nun gilt es also, herauszufinden, wie du produktiv arbeiten kannst, ohne in der Meeting-Falle zu versinken!

Schlechte Meetings killen Flow und Vibes

Du bist wahrscheinlich schon einmal in einer Situation gewesen, in der du komplett in eine Tätigkeit versunken bist und die Welt um dich herum für einen Moment vergessen hast. Ein solcher Flow entsteht am besten, wenn du eine Aufgabe ausführst, die dir Spaß macht sowie deine Fähigkeiten fordert, und du dazu noch von Ablenkungen abgeschirmt bist. Doch dann kommt ein Meeting dazwischen und durchbricht diesen Flow. Die Unterbrechung, die ein solches Meeting verursacht, kann sich sowohl auf deine Kreativität als auch auf deine Leistungsfähigkeit und Motivation für den Rest des Tages auswirken – vor allem, wenn es kein gut geführtes Meeting ist. Schlecht organisierte oder ineffektive Meetings neigen stattdessen dazu, eine Atmosphäre der Frustration und Demotivation zu schaffen. Sie saugen die positive Energie aus dem Raum und machen sie zu einer belastenden Pflicht.

Auch die Vibes, also die Stimmung oder das Gefühl, das im Raum oder zwischen den Menschen herrscht, können stark darunter leiden. Das Problem entsteht, wenn Meetings als einzige oder als Hauptmethode für Kommunikation und Entscheidungsfindung in einem Team oder einer Organisation verwendet werden. Die Effizienz von Meetings sinkt oft mit ihrer Länge und Teilnehmerzahl. Um den Flow und die Vibes in deinem Team oder deinem Arbeitsumfeld zu erhalten, ist es wichtig, dass Meetings effektiv organisiert und geleitet werden. Achtsamkeit, klar definierte Ziele, ein strukturierter Ablauf und die Begrenzung der Teilnehmerzahl können dazu beitragen, die Effizienz und Zufriedenheit bei Meetings zu steigern.

Planst du selbst zum ersten Mal ein Meeting, bedenke also bei der Planung und Durchführung immer, dass sie zwar ein notwendiges Mittel zur Abstimmung und Entscheidungsfindung sind, aber auch das Potenzial haben, den Flow und die positiven Vibes im Team zu beeinträchtigen, wenn sie nicht mit Bedacht und Effizienz durchgeführt werden. Vergiss nie: Meetings sind dazu da, um Arbeit zu unterstützen, nicht um sie zu ersetzen. Nutze die Zeit weise und lasse sie nicht zum Flow-Killer werden.

Welche Folgen haben ineffiziente Meetings?

Meetings, die nur deine Zeit und die deiner Teammitglieder und Vorgesetzten verschwenden, haben eigentlich in der modernen Arbeitswelt keine Daseinsberechtigung. Vor allem virtuelle Meetings gibt es seit der Homeoffice-Zeit während der Pandemie immer häufiger. Die theoretische ständige digitale Erreichbarkeit trägt ihren Teil dazu bei, dass du auch spontan in ein Meeting gezerrt werden kannst, auch wenn du derzeit eigentlich Besseres bzw. Wichtigeres zu tun hast.

Dennoch gibt es ineffiziente Meetings immer wieder – mit weitreichenden Folgen für Produktivität und Moral in deinem Team. Schließlich handelt es sich bei Arbeitsmeetings nicht um ein Teamevent, das du mit etwas Geschick ohne großartige Konsequenzen absagen kannst.

Geringere Produktivität

Steckst du regelmäßig in wenig fruchtbaren Meetings fest, statt deiner eigentlichen Arbeit nachzugehen, ist es klar, dass die Produktivität sinkt. Der immer wieder unterbrochene Rhythmus wirkt sich durch Unkonzentriertheit und gesteigerte Ablenkung auf die Qualität und Effizienz deiner Arbeit aus. Die Folge: Aufgaben werden in der eigentlich vorgesehenen Arbeitszeit nicht oder nicht komplett erledigt und es müssen Überstunden geschoben werden.

Abnehmende Motivation

Schon ohne den Einfluss ineffizienter Meetings kann es schwierig sein, im Arbeitsalltag jederzeit die Motivation auf einem hohen Level zu halten – sei es durch (zu) fordernde Chefs, eine schlechte Work-Life-Balance oder eine Bezahlung, die den physischen und psychischen Aufwand der Arbeit subjektiv nicht rechtfertigt.

Verpflichtende Meetings, die dann sowohl subjektiv als auch objektiv mit nur wenig Sinnhaftigkeit verbunden sind, tragen in diesem Kontext nicht dazu bei, die Motivation zu erhöhen.

Zu starke Erschöpfung

Wir alle haben schlechte Tage. Doch Unterbrechungen im Arbeitsalltag erfordern zusätzliche mentale Ressourcen, sich immer wieder auf neue Umstände einzuschießen. Ist die Arbeit auch so schon stressig genug, kann sich diese mentale Erschöpfung schnell auf die Leistungsfähigkeit übertragen. Auch überzogene oder unrealistische Erwartungen oder hoher Leistungsdruck tragen in dieser Konstellation ihren Teil zur Misere bei.

Unzufriedenheit mit dem Job steigt

Alle diese Faktoren tragen dazu bei, dass eine schlechte Meetingkultur im Unternehmen auch die allgemeine Zufriedenheit mit der Arbeit bzw. dem Job im Allgemeinen angreift. Schließlich ist der Stellenmarkt heute zum größten Teil so zugänglich wie nie zuvor. Das macht die Jobzufriedenheit zu einem Faktor, an dem Unternehmen aktiv arbeiten sollten, wenn sie ihre besten Mitarbeiter halten wollen.

Fazit

Nicht jedes Meeting ist eine gute Idee. So altmodisch es klingt – manche Dinge lassen sich besser über E-Mail oder im Work-Chat klären als spontan in einem Meeting – auch, wenn die Vorgesetzten dann mal eine Stunde auf eine Antwort warten müssen. Spontane und vor allem schlecht organisierte Meetings sind dagegen der Feind von Produktivität und Effizienz auf der Arbeit. Für alles ein Meeting anzusetzen, ist also ein sicherer Weg, den Flow der Mitarbeitenden in einem Team nachhaltig zu brechen und so früher oder später auch die Motivation hinter der Arbeit zu beeinflussen. Unternehmen sollten sich also gut überlegen, wie sie ihre Meeting-Kultur verbessern können.