Darauf solltest du achten

Telefonieren auf der Arbeit

Vielleicht hast du gehört, dass jungen Menschen das Telefonieren im Job immer schwerer fallen soll. Wir verraten dir, ob's stimmt, und geben wertvolle Tipps!

In der Welt der Arbeit sind E-Mails und Meetings nur die Spitze des Kommunikations-Eisbergs. Eine der am meisten unterschätzten Fähigkeiten ist das Telefonieren. Ja, das gute alte Telefongespräch, das viele schon als Relikt der Vergangenheit betrachteten. Genau damit haben entsprechend viele, gerade jüngere Arbeitnehmer:innen angeblich ein Problem: Vor allem die Gen Z gilt als telefonscheu. In diesem Blogtext erfährst du, was da dran ist, welche Vor- und Nachteile das Telefonieren im Vergleich zu Videocalls hat und wie du auch ohne Bild punkten kannst.

Telefonscheue Gen Z: Stimmt das eigentlich?

Während die klinische Anerkennung der Telefonphobie noch aussteht, deutet Nadine D. Wolf, Oberärztin der psychiatrischen Klinik am Uni-Klinikum Heidelberg, auf die Möglichkeit hin, dass diese Phobie eine neue Form der Sozialphobie werden könnte. In einem Interview mit dem „Stern“ vermutet sie etwa, dass bis zu 17 Prozent der Jugendlichen im Alter von 14 bis 20 Jahren von dieser Angst betroffen sind.

Wolf identifiziert mehrere Gründe für die Angst vor dem Telefonieren. Dazu gehören die Furcht vor Ablehnung, die Sorge, sich peinlich zu verhalten, sowie die Angst, im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit zu stehen, insbesondere wenn es darum geht, Unbekannte anzurufen. Diese Angst könnte sogar die vorherrschende Sozialphobie unter Jugendlichen werden, so Wolf.

Sicherlich gibt es auch Persönlichkeitstypen, denen ein Anruf leichter oder schwerer fällt. Die Symptome der stark ausgeprägten Telefonphobie können jedoch besonders vielfältig und schwerwiegend sein. Sie reichen von körperlichen Reaktionen wie Erröten, Stottern und Übelkeit bis hin zu starken psychischen Belastungen. Diese Symptome können den Berufsalltag der Betroffenen erheblich beeinträchtigen und erfordern möglicherweise sogar professionelle Unterstützung bzw. Training. Daher möchten wir dir hier ein paar Tipps geben, wie du gut vorbereitet in einen Call gehst.

Acht Tipps für dein nächstes Telefonat

Wie heißt es im Englischen so schön? “Proper preparation prevents poor performance”, oder auf Deutsch: Gute Vorbereitung verhindert schlechte Leistungen. Daher ist die richtige Vorbereitung einer der wichtigsten Punkte, die du für einen erfolgreichen Telefoncall durchführen kannst.

Die Grundlagen: Vorbereitung ist alles

Bevor du den Hörer abnimmst, solltest du ein paar Dinge klären:

Notizen machen: Notiere dir die wichtigsten Punkte, die du besprechen möchtest. Eine Checkliste kann Wunder wirken und du kannst dich während des Telefonats immer wieder auf sie zurückberufen. Außerdem stellst du mit ihr sicher, dass im Eifer des Gefechts keine wichtigen Informationen verloren gehen. Top-Tipp: Wenn du handschriftlich mitschreibst, halte dir pro Punkt etwas Platz frei, sodass du deine Notizen direkt zuordnen kannst, oder nummeriere die Punkte durch, sodass du einen festen Bezugspunkt hast.
Umgebung vorbereiten: Suche dir einen ruhigen Platz ohne Hintergrundgeräusche. Niemand mag es, wenn die halbe Konferenz deinen bellenden Hund oder den Baustellenlärm im Hintergrund hört. Kopfhörer mit Noise-Cancelling-Funktion helfen auch dir, Nebengeräusche auszublenden.
Unterlagen bereithalten: Halte alle relevanten Dokumente griffbereit bzw. auf deinem Computer geöffnet, damit du nicht lange suchen musst, falls Fragen aufkommen.

Der richtige Ton macht die Musik

Begrüßung: Ein freundliches „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ öffnet die Tür für ein angenehmes Gespräch. Stell dich kurz vor, falls dein Gegenüber dich nicht kennt.
Klar und deutlich sprechen: Achte auf eine klare und deutliche Aussprache. Vermeide Fachjargon und rede nicht zu schnell.
Aktives Zuhören: Höre aufmerksam zu und mache dir gegebenenfalls Notizen. Wiederhole wichtige Punkte, um sicherzustellen, dass du alles richtig verstanden hast.

Struktur und Ablauf

Agenda festlegen: Kläre zu Beginn, was das Ziel des Gesprächs ist und welche Themen besprochen werden sollen. Das gibt dem Gespräch eine klare Richtung. Dabei kannst du dich auf deine Notizen beziehen.
Klarheit schaffen: Fasse am Ende des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammen und kläre offene Fragen. Vereinbare, falls nötig, nächste Schritte oder ein weiteres Gespräch.

Unterschiede und Vor- bzw. Nachteile im Vergleich zu Videocalls

Während Telefonate oft als Old-School angesehen werden, haben sie durchaus ihre Vorteile gegenüber den modernen Videocalls.

Vorteile des Telefonats

Flexibilität: Du kannst von überall telefonieren, egal ob du im Büro, zu Hause oder unterwegs bist. Bei Videocalls ist das schon schwieriger, weil du und dein Hintergrund hier natürlich einigermaßen präsentabel aussehen sollten.
Geringerer Aufwand: Kein Zurechtmachen oder Aufräumen des Hintergrunds nötig. Im Pyjama telefonieren? Kein Problem! Und wenn du aus dem Homeoffice arbeitest, braucht es nicht einmal einen Dresscode.
Weniger technische Probleme: Keine Angst vor schlechter Internetverbindung oder Kameraausfall. Lediglich eine stabile Telefonverbindung brauchst du.

Nachteile des Telefonats

Fehlende nonverbale Kommunikation: Gestik und Mimik fehlen, was zu Missverständnissen führen kann. Gerade dieser Faktor führt oft zu Unsicherheiten.
Schwierigere Konzentration: Ohne visuelle Unterstützung kann es schwerer sein, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.

Vorteile des Videocalls

Persönlicherer Kontakt: Du siehst dein Gegenüber, was die Kommunikation oft persönlicher und verständlicher macht.
Bildschirmfreigabe: Du kannst Dokumente oder Präsentationen direkt teilen und besprechen.
Eindeutigere Kommunikation: Durch Mimik und Gestik können Missverständnisse leichter vermieden werden.

Nachteile des Videocalls

Technische Schwierigkeiten: Schlechte Internetverbindung oder technische Probleme können den Ablauf stören.
Höherer Aufwand: Du musst darauf achten, dass dein Hintergrund ordentlich ist und du selbst präsentabel aussiehst.

Fazit

Ob du nun zum Telefon greifst oder den Videocall bevorzugst, jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wichtig ist, dass du die Grundlagen der Kommunikation beherrschst und auf eine klare, freundliche und strukturierte Gesprächsführung achtest. Mit den richtigen Vorbereitungen und ein paar einfachen Tricks kannst du auch beim Telefonieren glänzen. Also, greif in Zukunft ohne Angst zum Hörer – du bist bestens vorbereitet!