Zeitmanagement - das Eisenhower Prinzip

Ob in der Schule, an der Uni oder im Job, heutzutage sind oft viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Damit steigt aber auch das Risiko, sich zu verzetteln. Vor allem dringende aber eigentlich unwichtige Aufgaben werden oft zuerst angegangen. Man landet in der "Dringlichkeitsfalle" und hat das Wesentliche doch nicht geschafft. Dafür muss es doch eine Lösung geben!? Stimmt, dafür gibt es etwa das Eisenhower Prinzip.

Das Prinzip (auch genannt Eisenhower Matrix, Eisenhower Methode) kann dabei helfen, zu bestimmen, welche Aufgaben priorisiert werden sollten. Dabei wird jede Aufgabe auf zwei Kriterien hin überprüft, Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eine Aufgabe kann wichtig/nicht wichtig sowie dringend/nicht dringend sein. Insgesamt ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, die in einer Matrix mit vier Quadranten sichtbar gemacht werden können. Die Aufgaben, die sich in den Quadranten I, II, III und IV wiederfinden, werden auch A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt.

A-Aufgaben sind jene, die wichtig und dringend sind. Sie sollten sofort selbst erledigt werden.

B-Aufgaben sind jene, die wichtig aber nicht dringend sind. Sie können terminiert (auf einen anderen Termin verschoben) werden, an dem sie selbst erledigt werden.

C-Aufgaben sind jene, die nicht wichtig aber dringend sind. Sie können an kompetente Mitarbeiter delegiert werden.

D-Aufgaben sind jene, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Sie müssen nicht erledigt werden und können sofort in den (virtuellen) Papierkorb wandern.

Der Name leitet sich vom ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight David Eisenhower ab, dem das Prinzip zugeschrieben wird. Eisenhower gehörte der Republikanischen Partei an und war zwischen 1953 und 1961 der 34. Präsident der USA. Während des Zweiten Weltkriegs war Eisenhower Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte in Europa. 

Gelobt wird die Simplizität des Prinzips. Jede Aufgabe kann schnell auf Wichtigkeit und Dringlichkeit hin überprüft werden. Zudem klappt die Zuordnung auch ohne Visualisierung, zumindest wenn es um wenige Aufgaben geht. Falls viele Aufgaben anstehen, lohnt es sich ein Raster aufzuzeichnen beziehungsweise eine Vorlage zu nutzen.

 

Zweitens hilft die Eisenhower Methode, Zeitfresser zu identifizieren. Also all jene Aufgaben, die eigentlich gar nicht erledigt werden müssen, weil sie bei genauer Betrachtung weder wichtig noch dringend sind.

 

Als größter Nachteil gilt, dass das Eisenhower Prinzip vor allem für Personen in Führungspositionen geeignet ist, die Aufgaben an andere delegieren können. In vielen Jobs, in der Uni und in der Schule gibt es diese Möglichkeit nicht, da muss man in der Regel alle Aufgaben selbst übernehmen. Das wirft folgende Frage auf: Wie soll man mit C-Aufgaben verfahren?

 

Ein zweiter Kritikpunkt richtet sich an das Kriterium Wichtigkeit. Kritiker bemängeln, dass es nicht immer eindeutig sei, ob eine Aufgabe wichtig oder unwichtig ist. Anders als beim Kriterium Dringlichkeit, wo etwa Deadlines anstehen, gibt es oft keinen äußeren Faktor, der die Wichtigkeit bestimmt.

 

Eine weitere Kritik basiert auf der Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben nur selten dringend seinen und dringende Aufgaben nur selten wichtig seien. Diese Betrachtungsweise stellt das gesamte Prinzip infrage.

Zugegeben, die Patentlösung aller Zeitmanagementprobleme ist das Eisenhower Prinzip wohl nicht. Die Methode kann hilfreich sein, Prioritäten besser zu setzen. Dennoch solltet ihr euch vor der Anwendung immer fragen, ob das Analyse-Tool der Komplexität der Aufgaben/Situation entspricht und inwieweit der Einsatz überhaupt sinnvoll ist. Wendet ihr es an, so profitiert ihr davon, dass ihr D-Aufgaben ohne schlechtes Gewissen direkt sein lassen könnt.

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