Im Veranstaltungssektor hat die Digitalisierung einen besonders großen Einfluss. Bei Ticketverkauf, Marketing und Einbindung der Zielgruppe leisten digitale Technologien wertvolle Dienste.
Der Veranstaltungssektor ist ein Bereich, auf den die Digitalisierung besonders großen Einfluss hat. Sowohl beim Ticketverkauf als auch beim Marketing und bei der Einbindung der Zielgruppe leisten digitale Technologien wertvolle Dienste. Für Unternehmen und Dienstleister der Musikindustrie einerseits und die Verbraucher andererseits ergeben sich hierbei zahlreiche Vorteile. Dieser Artikel erläutert ausführlich, wie digitale Technologien schon heute im Veranstaltungssektor zum Einsatz kommen.
Dank der Digitalisierung ist es heutzutage möglich, virtuelle Events und Hybridveranstaltungen anzubieten. Das ist insbesondere hilfreich für Veranstaltungen, die in vergleichsweise kleinen Hallen stattfinden. Hier haben nur wenige Menschen Zugang und es kann nur eine begrenzte Zahl an Tickets verkauft werden. Indem man Interessierten ermöglicht, über digitale Kanäle an der Veranstaltung teilzunehmen, kann man die Zielgruppe erweitern und deutlich mehr Geld einnehmen.
Von Verbrauchern werden solche Hybridveranstaltungen, die sowohl vor Ort als auch online stattfinden, gut angenommen. So haben Fans von Bands die Möglichkeit, von überall auf der Welt aus an Konzerten teilzunehmen, ohne die Kosten für die Anreise und Unterkunft tragen zu müssen. Außerdem besteht so die Option, parallel an verschiedenen Veranstaltungen teilzunehmen und sich etwa Vorträge namhafter Redner auf verschiedenen Messen anzuhören.
Der Veranstaltungssektor nutzt vermehrt digitale Kanäle, um auf seine Angebote aufmerksam zu machen. Diese stellen eine sinnvolle Ergänzung zu den klassischen Marketing-Strategien dar. Durch das Online-Marketing ist es möglich, breite Bevölkerungsschichten anzusprechen und für die eigenen Services zu begeistern. Unter anderem haben die einzelnen Veranstalter jeweils eigene Webseiten, sie konzentrieren sich jedoch auch auf die SEO und das Social-Media-Marketing.
Um vom Online-Marketing zu profitieren, müssen die bereitgestellten Inhalte stets aktuell und interessant sein sowie einen echten Mehrwert bieten. Die einzelnen Dienstleister sehen sich einer großen Konkurrenz gegenüber und müssen daher unbedingt aus der Masse hervorstechen. Deswegen sollte regelmäßig frischer Content erstellt oder eingekauft werden, der dann zu Marketingzwecken eingesetzt wird. Außerdem gibt es im Internet die Möglichkeit, Events zur beruflichen Orientierung oder Fort- und Weiterbildungen zu finden und somit die eigene Karriere aktiv voranzutreiben. Speziell Event-Manager profitieren von solchen Angeboten, bei denen oft auch Informationen und Kompetenzen rund um das Online-Marketing vermittelt werden.
Fans benötigen Tickets für Veranstaltungen, um beispielsweise auf Konzerte zu gehen, Messen zu besuchen, Kulturveranstaltungen zu erleben oder an anderen Events teilzunehmen. Früher war es erforderlich, die Tickets vor Ort zu kaufen und zu der jeweiligen Veranstaltung mitzuführen. Das ist heutzutage nicht mehr nötig. Digitale Plattformen erlauben es Veranstaltern, Tickets online bereitzustellen oder im Internet Registrierungen vorzunehmen.
Der Vorteil bei diesem Vorgehen besteht darin, dass die Nutzer eine Menge Zeit sparen. Sie müssen nicht bei Wind und Wetter einen Ticketverkäufer aufsuchen, sondern können den gesamten Registrierungsprozess bequem von zu Hause aus erledigen. Außerdem kann es so nicht so leicht passieren, dass sie Tickets, die sie einmal gekauft haben, verlegen, verlieren oder beschädigen. Somit ist für die größtmögliche Sicherheit gesorgt.
Zahlreiche Unternehmen aus dem Veranstaltungssektor sowie Event Manager arbeiten mit einer sogenannten Event-Management-Software. Diese hilft dabei, unterschiedliche Veranstaltungen zu organisieren und alle relevanten Aspekte im Blick zu behalten. Sowohl bei der Planung als auch bei der Organisation und Durchführung von Events muss viel vorbereitet und eine Menge Bürokratie bewältigt werden. Um hier Deadlines nicht zu verpassen und immer alle anstehenden Aufgaben koordinieren zu können, ist ein digitales Tool dieser Art hilfreich.
Unter anderem ist es mit einer solchen Software möglich, Teilnehmerregistrierungen vorzunehmen und somit den Ticketverkauf zu optimieren. Zudem hilft sie bei der Ressourcenplanung und spart folglich Zeit und Geld ein. Auch Zahlungsabwicklungen lassen sich mittlerweile digital erledigen. Nicht zuletzt werden digitale Hilfsmittel für die Kommunikation mit Kooperationspartnern und Kunden eingesetzt. Teilweise finden in diesem Zusammenhang vollautomatische Chatbots Verwendung, die Fragen professionell und rund um die Uhr beantworten.
Heutzutage ist es wichtiger denn je, die Zielgruppe in die Vorbereitungen und Durchführungen von Events und Veranstaltungen einzubinden. Deswegen greifen immer mehr Unternehmen aus dem Veranstaltungssektor auf interaktive Technologien zurück. So können beispielsweise Live Polls erstellt werden, um ein Meinungsbild zu einer Veranstaltung einzuholen. Die so gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um die Events spannender zu machen und auf die Wünsche der Zielgruppe anzupassen. Auch Umfragen im Anschluss an das Event bieten sich in diesem Zusammenhang an.
Ebenfalls sinnvoll ist es, mit Q&A Sitzungen zu arbeiten. Hier haben Interessierte die Möglichkeit, Fragen an Veranstalter oder Künstler zu richten, und bekommen unmittelbar Antwort von diesen. Des Weiteren werden interaktive Technologien genutzt, um Networking-Plattformen aufzubauen und zuverlässige und geeignete Kooperationspartner für vielfältige Veranstaltungen zu finden.
Während und im Anschluss an Veranstaltungen spielt eine umfangreiche Datenanalyse eine wichtige Rolle. Hierüber haben Veranstalter die Möglichkeit, wertvolle Informationen zu den Teilnehmern und ihrer Zielgruppe zu sammeln. Das können beispielsweise demografische Daten oder Verhaltensweisen während des Events sein. Einige Informationen werden mittels Apps von den Besuchern selbst eingespeist, andere sammeln die Veranstalter über verschiedene digitale Kanäle.
Die bei einer Datenanalyse gewonnenen Erkenntnisse können im Idealfall bereits vorab oder noch während des laufenden Events genutzt werden, um die Veranstaltung anzupassen und auf die jeweilige Zielgruppe zuzuschneiden. So haben die Besucher ein besonders angenehmes und individuelles Erlebnis und fühlen sich am Veranstaltungsort rundum wohl. Zudem bekommen sie genau die Leistungen geboten, nach denen sie suchen. Besonders wichtig ist es aber, die gesammelten Informationen für zukünftige Veranstaltungen zu nutzen. Die Stärken und Schwächen eines Events werden hierüber schnell deutlich und man kann für das nächste Mal sinnvolle Anpassungen vornehmen.
Der Einfluss der Digitalisierung auf den Veranstaltungssektor ist riesig. Nur wer mit modernen Technologien arbeitet, hat eine Chance, gegen die Konkurrenz zu bestehen. Das betrifft den Ticketverkauf ebenso wie Erfolgsanalysen und das Online-Marketing. Es ist empfehlenswert, die verfügbaren Möglichkeiten nicht willkürlich auszuwählen, sondern als Veranstalter ein konkretes Digitalkonzept zu erstellen und umzusetzen. Dann profitiert man von den neuen Möglichkeiten am besten und erreicht einen größtmöglichen Erfolg.