Office-Kenntnisse als Jobvoraussetzung

Stellenausschreibungen, die gute Office-Kenntnisse verlangen, sind dir sicher schon öfter begegnet. Doch was steckt wirklich hinter dieser Anforderung, und wie kannst du deine Office-Skills gezielt verbessern?

Wenn du regelmäßig auf Stellenanzeigen stößt, in denen (sehr) gute Office-Kenntnisse gefordert werden, hast du sicher bemerkt, dass Computerkenntnisse heute in den meisten Berufen unerlässlich sind. Aber was bedeutet es eigentlich, "gute" oder "sehr gute" Office-Kenntnisse zu haben? Wir erklären dir, welche Fähigkeiten wirklich gefragt sind und geben dir Tipps, wie du deine Office-Skills weiter ausbauen kannst.

Fast überall, wo du arbeitest, kommst du um Microsoft Office nicht herum. Aber was steckt eigentlich dahinter? Office ist ein Softwarepaket für Text- und Datenverarbeitung von Microsoft. Standardmäßig dabei: Word (für Texte), Excel (Tabellen), PowerPoint (Präsentationen) und Outlook (E-Mails). Die meisten Arbeitgeber:innen erwarten, dass du dich mit diesen vier Programmen auskennst. Das bedeutet, du solltest wissen, wie man mit Word Texte schreibt, Excel-Tabellen erstellt, PowerPoint-Präsentationen baut und E-Mails über Outlook managt.

Wie gut du das alles können musst, hängt natürlich vom Job und dem Unternehmen ab. Wenn du zum Beispiel hauptsächlich Briefe schreibst oder einfache Verwaltungsaufgaben übernimmst, reichen die Basics: In Word einen Brief aufsetzen und ordentlich formatieren, in Excel einfache Tabellen und Vorlagen erstellen, und mit Outlook den E-Mail-Verkehr abwickeln – das sollte locker sitzen. PowerPoint brauchst du, wenn du Inhalte anschaulich präsentieren musst, z.B. in internen Meetings oder für Kundenpräsentationen.

Aber Achtung: In vielen Berufen reicht das Grundwissen nicht aus. Es gibt Jobs, in denen du tiefer in die Programme eintauchen musst, um komplexere Aufgaben zu bewältigen. Da lohnt es sich, immer weiterzulernen und sich zu verbessern.

In vielen Berufen werden erweiterte Office-Skills erwartet. Wenn in einer Stellenanzeige "sehr gute" oder "hervorragende" Computerkenntnisse gleich zu Beginn gefordert werden, ist das ein Zeichen dafür, dass hier tiefere Office-Kenntnisse gefragt sind.

Spezialkenntnisse in Excel brauchst du beispielsweise in Bereichen wie dem Bankenwesen, der Buchhaltung, dem Controlling, Einkauf, der Logistik, Produktionsplanung und -steuerung, im Supply-Chain-Management oder der Verwaltung. In diesen Jobs kann auch die Datenbank-Software Access relevant sein, wobei Access-Kenntnisse seltener gefordert werden.

Wenn du im Vertrieb, Marketing, der Immobilienbranche, technischen Systemplanung oder im Produktdesign arbeitest, sind tiefergehende PowerPoint-Kenntnisse oder Erfahrungen mit anderer Präsentationssoftware wichtig.

Entscheidender als die Branche ist oft die Position: Wenn du regelmäßig ansprechende oder druckfertige Unterlagen erstellen musst, bleibt keine Zeit, um nach Formatierungstipps oder Konvertierungsanleitungen zu suchen – das solltest du im Schlaf beherrschen.

Der Unterschied zwischen "guten", "sehr guten" und "hervorragenden" Office-Kenntnissen ist nicht immer klar definiert. Bei Spezialkenntnissen in Excel geht es oft um Dinge wie Gültigkeitsregeln, Formeln, Gruppierungen, Filter, Pivot-Tabellen oder die Anwendung von Sverweis (oder Index/Vergleich). In manchen Fällen wird auch VBA (Visual Basic for Applications) gefordert. In PowerPoint zählen das Formatieren, das Erstellen von Folienmaster-Vorlagen, individuelle Layouts, der Import und die Verknüpfung von Excel-Daten oder das Einfügen von OLE-Objekten zu den Spezialfähigkeiten.

Wichtig ist nicht nur, dass du diese Funktionen beherrschst, sondern auch, wie schnell du sie anwenden kannst. Schnelligkeit und Routine machen oft den Unterschied zwischen guten und exzellenten Skills aus. Vielleicht beherrschst du einige dieser Fähigkeiten bereits und hast sie bisher gar nicht als besonders angesehen. Wenn nicht, ist es definitiv eine gute Idee, sie dir anzueignen.

Office-Kenntnisse sind kein Hexenwerk

Falls du denkst, dass Office-Kenntnisse schwer zu erlernen sind – keine Sorge! Es gibt viele einfache Wege, dir das nötige Wissen anzueignen, und die meisten davon sind sogar kostenlos oder erschwinglich. Hier sind ein paar Tipps, wie du deine Fähigkeiten schnell und effizient verbessern kannst:

• YouTube-Tutorials: Zahlreiche Videos erklären dir Schritt für Schritt die wichtigsten Funktionen.
• Kostenlose Anleitungen im Internet: Auf vielen Webseiten findest du hilfreiche Artikel und Übungsbeispiele.
• Bücher: In (Universitäts-)Bibliotheken gibt es oft praxisnahe Titel wie „Excel für BWLer“ oder andere spezialisierte Handbücher.
• Software-Kurse an Hochschulen: Diese werden oft kostenfrei angeboten und sind eine gute Gelegenheit, dein Wissen zu vertiefen.
• Vergünstigte Softwareangebote für Studierende: Viele Universitäten bieten günstige oder kostenlose Office-Lizenzen an.
• Kurse an der Volkshochschule (VHS): Diese sind meist kostenpflichtig, aber praxisnah und oft sehr erschwinglich.

Zertifikate als Bonus

Wenn du deine neu erworbenen Fähigkeiten belegen möchtest, könnte sich eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS), MOS Expert oder MOS Master lohnen. Bedenke jedoch, dass diese Zertifikate kostenpflichtig sind und nicht in jeder Branche notwendig sind. Mit diesen Ressourcen kannst du deine Office-Skills ganz leicht auf das nächste Level bringen – und das ohne viel Aufwand. Starte einfach mit dem, was dir am besten liegt!

Office-Kenntnisse sind in vielen Berufen heute unverzichtbar, aber für dich sollten sie kein Hindernis sein. Mit den richtigen Tools kannst du dir diese Fähigkeiten schnell und einfach aneignen. Ob durch YouTube-Tutorials, kostenlose Anleitungen im Internet, Bücher oder Hochschulkurse – es gibt jede Menge Möglichkeiten, um fit zu werden. Auch Volkshochschulen bieten praktische Kurse an, wenn du bereit bist, ein wenig zu investieren. Studierende können oft von günstigen Softwareangeboten profitieren und die Programme direkt anwenden.

Wenn du deine neu erlernten Kenntnisse offiziell nachweisen möchtest, kannst du über eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS), MOS Expert oder MOS Master nachdenken. Bedenke jedoch, dass diese Zertifikate kostenpflichtig sind und nicht in jedem Job notwendig. Wichtig ist, dass du regelmäßig übst und die Programme im Alltag einsetzt, denn Routine und Schnelligkeit machen den Unterschied. Mit ein wenig Einsatz und den passenden Lernquellen wirst du schnell sicher im Umgang mit Office und bist bestens für deinen nächsten Job vorbereitet.