Chaos am Arbeitsplatz bekämpfen

Die 5S-Methode: Ein Überblick

Die 5S-Methode besteht aus fünf klar definierten Schritten: Sortieren (Seiri), Systematisieren (Seiton), Saubermachen (Seiso), Standardisieren (Seiketsu) und Selbstdisziplinieren (Shitsuke). Diese Schritte schaffen nicht nur eine saubere und ordentliche Arbeitsumgebung, sondern fördern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Sie helfen dir und deinen Kolleg:innen, entspannter und produktiver zu arbeiten, was schlussendlich auch zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz führt.

Sortieren (Seiri)

Im ersten Schritt, dem Sortieren, geht es darum, Ordnung zu schaffen, indem du alle unnötigen Gegenstände entfernst. Dies schafft nicht nur mehr Platz, sondern hilft auch, den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Nutze die Gelegenheit, alles kritisch zu prüfen und dich zu fragen: „Brauchen wir das wirklich?“ Durch das Aussortieren unnötiger Dinge verschaffst du dir und deinen Kolleg:innen einen klaren Überblick und legst den Grundstein für eine bessere und stressfreiere Arbeitsweise.

Systematisieren (Seiton)

Im zweiten Schritt, dem Systematisieren, wird alles, was du behalten hast, systematisch angeordnet. Jeder Gegenstand erhält einen festen Platz, der leicht zugänglich ist. Häufig genutzte Dinge müssen leicht erreichbar sein, während selten verwendete Gegenstände weiter entfernt verstaut werden. Dies erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern reduziert auch den Stress, ständig nach Materialien suchen zu müssen. So findest du alles schnell und unkompliziert, was deinen Arbeitsalltag deutlich entspannter macht.

Saubermachen (Seiso)

Ein sauberer Arbeitsplatz ist ein sicherer und schöner Arbeitsplatz. Der dritte Schritt, das Saubermachen, umfasst das gründliche Reinigen des Arbeitsplatzes sowie – falls du etwa in einem Handwerksberuf arbeitest – die regelmäßige Wartung von Maschinen und Geräten. Sauberkeit und Ordnung tragen stark zur Sicherheit am Arbeitsplatz bei und verringern potenzielle Gefahren. Mache das Saubermachen zu einer regelmäßigen Routine, um den Arbeitsplatz dauerhaft in einem guten Zustand zu halten und eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Auch wenn du einen Computerarbeitsplatz hast, kann das regelmäßige Reinigen und Abstauben deiner Geräte zu einem schöneren Arbeitsplatz beitragen.

Standardisieren (Seiketsu)

Nachdem du die ersten drei Schritte vollzogen hast, geht es im vierten Schritt darum, diese Standards zu erhalten. Das Standardisieren hilft, die Ordnung und Sauberkeit dauerhaft zu bewahren. Entwickle klare und einfache Richtlinien, um sicherzustellen, dass du und jede:r im Team dieselben Standards einhält. Am besten lässt sich das Standardisieren durch visuelle Hilfsmittel wie Markierungen, Labels oder Checklisten umsetzen. So bleibt alles stets gut organisiert, und du und deine Kolleg:innen könnt von einer dauerhaft ordentlichen Arbeitsumgebung profitieren. Besonders wichtig sind Hilfsmittel, wenn die Arbeitsplätze regelmäßig gewechselt werden oder nicht fest zugewiesen sind.

Selbstdisziplin (Shitsuke)

Der fünfte und letzte Schritt, das Selbstdisziplinieren, ist vielleicht der wichtigste. Es geht darum, die erarbeiteten Standards dauerhaft in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dies erfordert kontinuierliche Selbstdisziplin und das Engagement aller Beteiligten. Fördere ein Umfeld, in dem Verbesserungen willkommen sind und jede:r sich verantwortlich fühlt, die Ordnung und Arbeitsweise zu bewahren. So bleibt der Arbeitsplatz nicht nur ordentlich, sondern wird auch kontinuierlich verbessert, was zu einem angenehmeren und produktiveren Arbeitsumfeld führt.

Entdecke, wie die 5S-Methode dir und deinem Team hilft, den Arbeitsplatz neu zu gestalten! Von erhöhter Produktivität über minimierte Kosten bis hin zu einer sicheren und angenehmen Arbeitsumgebung – die Vorteile dieser bewährten Methode sind zahlreich und vielseitig. 

• Zeit sparen: Durch die klare Struktur und Ordnung entfällt das lästige Suchen nach Materialien, wodurch Abläufe erheblich beschleunigt werden. So hast du mehr Zeit für produktive Aufgaben und erlebst weniger Stress im Arbeitsalltag.
• Verschwendung minimieren: Dank der besseren Übersicht über Bestände vermeidest du unnötige Käufe und senkst die Kosten. Kein Geld wird mehr für Dinge ausgegeben, die bereits vorhanden sind, oder für Materialien, die letztlich nicht gebraucht werden.
• Sicherheit erhöhen: Ein sauberer und geordneter Arbeitsplatz sieht schöner aus, reduziert das Unfallrisiko und sorgt für eine sichere Arbeitsumgebung. Dies ist nicht nur gut für dein Wohlbefinden, sondern wird je nach Arbeitsplatz auch Ausfallzeiten und Verletzungen minimieren.
• Wohlbefinden fördern: Ein organisierter Arbeitsplatz wir das allgemeine Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigern. Dies führt zu einer besseren Arbeitsmoral und kann den Turnover der Belegschaft reduzieren.

Widerstände und Lösungen

Bei der Einführung der 5S-Methode treten möglicherweise einige Herausforderungen auf. Hier sind einige davon und wie du ihnen erfolgreich begegnest:

• Zeitmangel: Viele Mitarbeiter:innen fühlen sich bereits stark ausgelastet und befürchten, keine Zeit für zusätzliche Aufgaben zu haben. Etabliere tägliche Routinen, die nur wenige Minuten in Anspruch nehmen, aber langfristig eine große Wirkung haben. Kleine, kontinuierliche Schritte sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
• Gefühl der Bevormundung: Einige Mitarbeiter:innen haben das Gefühl, bevormundet zu werden, insbesondere wenn neue Regeln und Routinen eingeführt werden. Lasse Flexibilität in der Umsetzung zu und beteilige das Team an der Entscheidungsfindung. Eine Methode, die an die individuellen Bedürfnisse und Vorschläge der Mitarbeiter:innen angepasst ist, wird weitaus erfolgreicher sein.
• Trennungsprobleme: Manchmal fällt es schwer, sich von alten Dingen zu trennen, selbst wenn sie offensichtlich nicht mehr gebraucht werden. In solchen Fällen ist es hilfreich, überflüssige Gegenstände zunächst in separaten Kisten zu lagern und diese nach einer festgelegten Zeit endgültig zu entsorgen, wenn sie nicht vermisst wurden.